Ưu tiên đúng dự án để tối ưu nguồn lực cải tiến liên tục

Các chuyên gia cải tiến liên tục (Continuous Improvement – CI) thường không thiếu ý tưởng. Vấn đề là doanh nghiệp có thể có hàng chục, thậm chí hàng trăm dự án cùng lúc, trong khi nguồn lực về ngân sách, nhân sự và thời gian luôn có giới hạn.
Nếu dự án được chọn dựa trên mức độ “cấp bách” hoặc tiếng nói của từng phòng ban, nguồn lực rất dễ bị phân tán. Vì vậy, ưu tiên dự án cải tiến theo một phương pháp có hệ thống là yếu tố quan trọng trong Lean Six Sigma và các chương trình cải tiến liên tục.

Vì sao cải tiến liên tục gặp khó khăn khi ưu tiên dự án?

Khi không có tiêu chí đánh giá thống nhất, doanh nghiệp thường tập trung vào vấn đề cần xử lý ngay thay vì cơ hội có khả năng tạo ra giá trị lớn nhất.

Hệ quả thường thấy:

Nguồn lực bị chia nhỏ cho quá nhiều dự án.
Các dự án quan trọng bị chậm tiến độ.
Hoạt động cải tiến trở nên mang tính phản ứng.
Khó đo lường tác động thực tế đến chi phí, năng suất và chất lượng.

Một quy trình ưu tiên rõ ràng giúp đội ngũ CI chuyển từ câu hỏi “Vấn đề nào cần xử lý ngay?” sang “Cơ hội cải tiến nào có thể tạo ra nhiều giá trị nhất?”

Xem ví dụ thực tế về một dự án cải tiến liên tục có tác động cao với Minitab Engage

Điều gì xảy ra khi dự án cải tiến không được ưu tiên đúng cách?

Một dự án tiêu tốn nhiều thời gian và nhân lực nhưng tạo ra ít giá trị sẽ làm giảm hiệu quả đầu tư của toàn bộ danh mục dự án cải tiến.

Trong khi đó, những nguồn lực này có thể được sử dụng cho các dự án giúp:

Giảm chi phí và lãng phí.
Tăng năng suất.
Giảm phế phẩm.
Cải thiện chất lượng.
Giảm thời gian máy móc ngừng hoạt động.

Theo Project Management Institute (PMI), các tổ chức trung bình mất khoảng 122 triệu USD trên mỗi 1 tỷ USD đầu tư dự án do thực hiện dự án kém hiệu quả, trong đó việc phân bổ nguồn lực cho quá nhiều sáng kiến là một trong những vấn đề được đề cập.
Vì vậy, quản lý dự án cải tiến không chỉ là theo dõi tiến độ. Điều quan trọng là xác định dự án nào nên được triển khai trước.
ChatGPT Image Sep 17, 2026, 09-24-06 AM (1).png

ChatGPT Image Sep 17, 2026, 09-24-06 AM (1).png

Cách ưu tiên dự án cải tiến liên tục với Minitab Engage

Ví dụ ưu tiên dự án cải tiến trong sản xuất

Một nhà máy xác định 6 dự án cải tiến tiềm năng:

Giảm tỷ lệ phế phẩm trên dây chuyền 3.
Cải thiện quy trình hội nhập nhân viên mới.
Nâng cấp hệ thống nhãn tại kho.
Giảm thời gian máy móc ngừng hoạt động.
Cải thiện báo cáo khiếu nại khách hàng.
Chuẩn hóa quy trình bàn giao giữa các ca.

Đội ngũ CI chỉ đủ nguồn lực để thực hiện 2 dự án trong quý.
Nếu lựa chọn theo yêu cầu của từng phòng ban, doanh nghiệp có thể ưu tiên những dự án dễ triển khai nhưng chưa tạo ra tác động lớn đến sản xuất.

Trong khi đó:

Máy móc tiếp tục ngừng hoạt động.
Sản lượng bị ảnh hưởng.
Đơn hàng có nguy cơ giao chậm.
Tỷ lệ phế phẩm và chi phí nguyên vật liệu vẫn cao.

Đây là lúc một khung ưu tiên dự án có cấu trúc trở nên cần thiết.

Cách Minitab Engage giúp đội ngũ tháo gỡ vấn đề

Với Minitab Engage, đội ngũ CI có thể đánh giá dự án dựa trên nhiều tiêu chí như:

Tác động kinh doanh.
Mức độ phù hợp với chiến lược.
Nỗ lực triển khai.
Nguồn lực cần thiết.
Giá trị dự kiến.

Trong ví dụ trên, giảm thời gian máy móc ngừng hoạt động và giảm tỷ lệ phế phẩm có thể được xác định là những cơ hội cần ưu tiên.
Thay vì dàn trải nguồn lực, doanh nghiệp tập trung vào các dự án có khả năng tác động trực tiếp đến năng suất, chi phí và chất lượng trước.
Đây cũng là cách tiếp cận phù hợp với các chương trình Lean Six Sigma và cải tiến liên tục.

Xem cách các doanh nghiệp sản xuất tối ưu hiệu suất và đẩy nhanh quá trình tiết kiệm chi phí với Minitab Engage

👉 Đọc câu chuyện khách hàng về Minitab Engage

Đội ngũ CI hiệu suất cao ưu tiên dự án cải tiến như thế nào?

Các đội ngũ CI hiệu quả không chỉ hỏi “Chúng ta nên cải thiện vấn đề nào?”, mà tập trung vào:

“Dự án nào có khả năng tạo ra giá trị lớn nhất?”

Để trả lời, mỗi dự án có thể được đánh giá dựa trên tác động chiến lược, giá trị khách hàng, ROI dự kiến và nguồn lực cần thiết.

1. Xem dự án cải tiến như một khoản đầu tư

Mỗi dự án cần được đánh giá dựa trên giá trị kinh doanh có thể tạo ra, thay vì chỉ xem là một nhiệm vụ cần hoàn thành.

2. Thay thế ý kiến chủ quan bằng tiêu chí đánh giá nhất quán

Sử dụng dữ liệu và tiêu chí chấm điểm thống nhất giúp đội ngũ CI đánh giá tác động, rủi ro và nguồn lực một cách khách quan hơn.

3. Đảm bảo dự án cải tiến phù hợp với chiến lược doanh nghiệp

Một dự án có giá trị nhưng không hỗ trợ mục tiêu chung của doanh nghiệp chưa chắc nên được ưu tiên. Các sáng kiến cần được kết nối với mục tiêu kinh doanh lớn hơn.

4. Cân bằng giữa cải tiến nhanh và dự án chuyển đổi dài hạn

Các dự án mang lại kết quả nhanh giúp duy trì động lực, trong khi những dự án dài hạn có thể tạo ra giá trị bền vững.

Doanh nghiệp cần cân bằng cả hai thay vì chỉ tập trung vào số lượng dự án hoàn thành.